Conservazione fatture elettroniche: come farla e quando

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos'è? La conservazione sostitutiva per le fatture elettroniche è il nuovo modo di archiviazione della contabilità in Italia.

Dal 2019 la e-fattura è obbligatoria su tutto il territorio nazionale e lo sarà a breve anche per San Marino visto che il nuovo decreto Crescita ha previsto l'introduzione del nuovo obbligo al fine di aumentare il controllo sull'IVA.

In questo articolo cerchiamo di capire meglio di cosa si tratta, in particolare:

cos'è la conservazione sostitutiva;

come funziona;

come si attua sulle fatture ricevute ed emesse;

come avviene la comunicazione all'Agenzia delle Entrate;

quali sono le date e le scadenza importanti per la fatturazione elettronica.

Guida alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche.

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos'è?

Cos'è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche? Si tratta del nuovo sistema per l'utilizzo della contabilità elettronica.

La nuova Legge di Bilancio 2019 ha provveduto a confermare l'avvio della fattura elettronica obbligatoria fatta eccezione dei soggetti esclusi indicati dall'apposita legge.

Come abbiamo visto, la nuova fattura elettronica 2019 è quindi una vera e propria rivoluzione in ambito Fiscale che ha portato anche ad un nuovo modo di assolvere l'imposta di bollo virtuale sulle suddette fatture.

Con questo sistema le Comunicazioni all'Agenzia delle Entrate saranno molto più veloci e permetteranno di avere un maggior controllo su eventuali somme evase al Fisco.

Ma la nuova fatturazione elettronica porta con sé anche grandi vantaggi per i cittadini italiani.

Grazie alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si può quindi:

• avere un sistema di contabilità interamente digitalizzato;

• abbattere i costi di archiviazione;

• risparmiare sullo spazio di archiviazione;

• avere documenti contabili che non si usurano nel tempo.

A questi punti si può aggiungere anche che una minor produzione di carta incide positivamente anche a livello ambientale.

La fatturazione elettronica e la fatturazione elettronica carburanti è obbligatoria dal 1° gennaio 2019.

Scopriamo allora un primo aspetto importante, quello legato all'emissione e alla ricezione dei documenti. 

Conservazione sostitutiva fatture ricevute ed emesse

Conservazione sostitutiva fatture ricevute ed emesse: per tutti i documenti contabili bisognerà utilizzare la conservazione sostitutiva.

Possessori di partita IVA, lavoratori autonomi, professionisti e aziende potranno, grazie alla conservazione sostitutiva, emettere:

• creare documenti contabili;

• emettere fattura;

• gestire e archiviare le fatture ricevute;

• conservare i libri contabili;

• conservare elettronicamente tutta la contabilità.

Tutto sarà digitalizzato dal prossimo anno.

Tuttavia per avere valore legale, e per non andare incontro a sanzioni, bisognerà seguire un corretto iter.

Il processo di digitalizzazione dovrà attenersi a delle regole e alla comunicazione all'Agenzia delle Entrate che scopriamo nel prossimo paragrafo.

Conservazione sostitutiva comunicazione all'Agenzia delle Entrate

Conservazione sostitutiva comunicazione all'Agenzia delle Entrate: avviene mediante un processo digitale regolamentato dalla legge.

La conservazione e la gestione avviene su un apposito sistema.

L'Agenzia delle Entrate ha sottolineato che dopo l'emissione di una fattura il soggetto interessato ha tempo 15 giorni per la sua archiviazione elettronica.

Dopo 60 giorni possono essere inseriti nei registri IVA elettronici.

Fatture ricevute: possono essere inserite direttamente sul supporto informatico.

Come saranno le nuove fatture elettroniche? Le nuove fatture elettroniche dovranno contenere:

• firma digitale (che sostituisce la classica firma);

• bollo virtuale (che sostituisce la classica marca da bollo);

• timestamp che identifica data e orario in cui la fattura è stata emessa. 

Pubblica Amministrazione: per le fatture che un privato emette nei confronti di una PA le cose sono diverse.

Infatti è da diversi anni che le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione vengono gestite in maniera diversa.

In questo caso la fattura che viene emessa dev'essere accettata dal Sistema di Interscambio Sdl, una piattaforma che controlla e indirizza la contabilità alla Pubblica Amministrazione di competenza.

Fatture elettroniche: scadenza, date e normativa, bollo virtuale

La fatturazione elettronica sarà attiva a partire dal 1° gennaio 2019.

Questa riguarderà:

• professionisti;

• aziende;

• lavoratori autonomi;

• tutti i possessori di PI.

Normativa: la nuova normativa sulla fatturazione elettronica prevede che il soggetto interessato debba sempre avere la contabilità disponibile nel luogo in cui si trova.

Se, ad esempio, parliamo di un ufficio, il computer e il database su cui è archiviata e gestita la fatturazione elettronica si deve trovare all'interno dello stesso ufficio.

Per quanto riguarda invece le modalità per assolvere l'imposta di bollo, il decreto Mef ne ha previsto delle nuove modalità per il bollo fatture elettroniche 2019 con pagamento entro il 20 del mese successivo al trimestre.