Conservazione fatture elettroniche: cos'è, come funziona e durata

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Conservazione fatture elettroniche 2019: La conservazione sostitutiva è un sistema che consente di archiviare e conservare le fatture elettronica secondo quanto stabilito dalle nuove leggi italiane.

Dal prossimo anno, lavoratori autonomi, professionisti e aziende dovranno avvalersi di questo strumento per essere in regola.

A partire dal 2019 le fatture e documenti contabili dovranno essere archiviati e conservati secondo nuovi standard.

In questo articolo facciamo luce su queste nuove procedure, in particolare:

  • cos'è la fattura elettronica 2019;
  • come funziona la e-fattura tra privati;
  • che cos'è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche;
  • come gestire la fatturazione elettronica 2019 per essere in linea con le nuove leggi.

 

Fattura elettronica cos'è e come funziona?

Fatturazione elettronica cos'è e come funziona? La fatturazione elettronica è il nuovo sistema per l'utilizzo della fattura completamente digitale.

Emissione, trasmissione e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche saranno obbligatori, per cui tutto avverrà in forma digitalizzata, fatta eccezione per i soggetti esclusi dalla normativa.

Fattura elettronica 2019 come funziona:

  • ad oggi gli italiani hanno avuto a che fare con la fatturazione elettronica solo ed esclusivamente nelle emissioni che riguardano la PA e quelle facoltative, ossia per i contribuenti titolari di partita IVA che hanno aderito alla e-fattura in anticipo rispetto al 2019, al fine di ottenere importanti vantaggi fiscali.
  • A luglio 2018 doveva partire tra le altre cose anche l'obbligo della fattura elettronica carburante per le cessione di benzina ecc, ma grazie al decreto Dignità, la scadenza è slittata al 1° gennaio 2019.
  • le fatture elettroniche devono essere conservate in termini di legge attraverso la conservazione sostitutiva e-fatture che è l'unico modo in cui devono essere conservati tutti i documenti contabili digitali.

Andiamo a spiegare meglio la Conservazione fattura elettronica 2019 Agenzia delle Entrate.

 

Conservazione fattura elettronica: cos'è?

Che cos'è la conservazione sostitutiva fattura elettronica? Con conservazione sostitutiva della fattura elettronica s'intende una procedura che permette di conservare e archiviare in modo digitale i documenti contabili.

Con la conservazione sostitutiva, quindi, si attuano un insieme di azioni che consentono di archiviare nel modo previsto dalla legge tutti i documenti necessari.

Infatti la fattura elettronica ha lo stesso valore legale della classica fattura.

Tuttavia la conservazione digitale presenta notevoli vantaggi, soprattutto sul piano economico ed ecologico.

La prima grande distinzione di questo nuovo processo è quello legato alla distinzione delle fatture emesse verso un privato o verso una PA.

Da questo punto di vista basta pensare alla conservazione dei libri contabili, che devono essere mantenuti per anni e anni.

Con la conservazione sostitutiva tutto sarà mantenuto in una memoria virtuale.

E' da considerare che le nuove leggi prevedono che tutta la nuova contabilità digitale dev'essere sempre reperibile in caso di controlli da parte dalle autorità competenti.

Quindi, ad esempio, all'interno di un ufficio è importante che la contabilità elettronica sia sempre reperibile.

 

Conservazione fatture elettroniche come funziona? 

Conservazione fatture elettroniche come funziona? La conservazione sostitutiva della fattura elettronica sostituisce la conservazione della contabilità cartacea con quella elettronica.

Dal 2019 la fatturazione cartacea non esisterà più per il B2b, fatta eccezione dei soli soggetti esclusi dall'obbligo ossia: produttori agricoli, contribuenti nel regime forfettario e dei minimi.

Con la conservazione fattura elettronica anche l'archiviazione sarà gestita interamente in modo digitale.

  • In questo modo si risolve anche il problema del deterioramento della carta e del documento stesso.
  • Le nuove fatture elettroniche non avranno più il classico timbro e la firma. Questi ultimi due saranno sostituiti dalla firma elettronica ma non solo.
  • La marca da bollo adesiva sarà sostituita dalla marca da bollo virtuale.
  • Timestamp: sarà un altro elemento importante della fattura elettronica. Timestamp che sta per marca temporale, ovvero un fattore che certifica l'orario e la data in cui il documento è stato creato.

 

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche come si fa?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si attua mediante l'archiviazione ottica.

Che cos'è l'archiviazione ottica? Si tratta di uno strumento che permette di registrare tutta la documentazione contabile.

E' un vero e proprio archivio digitale in cui vengono registrare:

  • fatture;
  • documenti;
  • libri contabili.

Nell'archiviazione ottica è possibile inserire quindi tutti i documenti cartacei emessi con un sistema che li renderà autentici e legalmente validi grazie alle caratteristiche che abbiamo visto nel paragrafo precedente, quali:

  • firma digitale;
  • bollo virtuale;
  • data effettiva dell'emissione;
  • dati dei soggetti interessati.

L'archiviazione ottica consente di archiviare un documento e conservarlo nel tempo senza il rischio che questo sia rovini.

Ci sono 2 modi per effettuare la conservazione fatture elettroniche 2019:

  • Conservazione fattura elettronica Agenzia delle Entrate: questo è il metodo più semplice per conservare la fattura elettronica, ed è quello previsto dall'AdE e SOGEI con la con la conservazione delle fatture tramite il Servizio di interscambio (Sdi) gratuito. Per accedervi, occorre essere in possesso delle credenziali Fisconline oppure rivolgendosi agli intermediari, in questo caso serve anche la sottoscrizione della delega fattura elettronica e del cassetto fiscale.
  • Conservazione copia fatture in pdf, jpg, txt: questi tipi di formati sono stati elencati, e quindi accettati, nel Dpcm 3 dicembre 2013.

 

Conservazione fattura elettronica per quanto tempo, durata e termini

Dal prossimo anno l'archiviazione dei file contabili sarà un obbligo di legge.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche deve avvenire esclusivamente seguendo le regole del DPCM del 3 dicembre 2013 e del DM 17 giugno 2014.

I documenti informatici, tra cui le fatture elettroniche, devono possedere i seguenti requisiti di:

  • immodificabilità;
  • integrità,
  • autenticità
  • leggibilità,

e possono essere conservati in uno dei vari formati previsti dalla legge.

Conservazione fattura elettronica: per quanto tempo? La conservazione sostitutiva deve avvenire entro il 3° mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa, per cui per le fatture emesse nel 2019, l’obbligo di conservazione dovrà essere adempiuto entro il 31 gennaio 2021.

La durata della conservazione fatture è di 10 anni.

Il soggetto interessato può avvalersi della conservazione sostitutiva indicando nella dichiarazione dei redditi la propria volontà.

 

Conservazione sostitutiva Pubblica Amministrazione

Per le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, la fatturazione elettronica è già attiva da tempo.

Infatti dl 6 giugno 2014 si è cominciato a rendere le fatture elettroniche obbligatorie verso INPS, INAIL e tutti i Ministeri.

Successivamente questo è stato esteso verso tutte le PA, dal 31 marzo 2015.

Con conservazione sostitutiva delle fatture elettronica verso la PA ci si riferisce proprio a queste casistiche.

Ecco come funziona.

Quando viene emessa una fattura nei confronti di una Pubblica Amministrazione, questa dev'essere sempre presa in carico dal Sistema di Interscambio, conosciuto come Sdl.

E' proprio quest'ultimo a riconoscere i dati inseriti nella fattura elettronica che viene emessa e in un secondo momento a girarla alla relativa Pubblica Amministrazione.

Dopo che questo passaggio avviene la fattura in essere dev'essere correttamente processata ed archiviata.

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