Conservazione elettronica e-fattura 2020: archiviazione digitale

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche 2020 e documenti digitali è il sistema attraverso il quale professionisti, aziende e autonomi possono creare, emettere, gestire, archiviare e conservare fatture elettroniche, libri contabili e documenti informatici in generale.

Per avere valenza legale però tutti questi documenti digitali devono essere processati secondo un iter ben preciso in base ai parametri fissati dalla legge italiana, che consente loro di essere considerati al pari di quelli tradizionali cartacei.

Quindi come funziona e come va fatta in termini di legge la conservazione fatture elettroniche e documenti digitali? A tale proposito facciamo subito una distinzione tra la conservazione sostitutiva fatture elettroniche PA e quelle emesse al di fuori della Pubblica Amministrazione, e cioè di un documento emesso da un professionista durante l'esercizio della sua attività verso un altro soggetto titolare di partita IVA o di un privato.

Cosa significa? Che la fattura emessa dagli operatori economici nei confronti di una PA deve essere presa in carico, accettata dal SdI, Sistema di Interscambio e poi smistata alla specifica Amministrazione, una volta processata va archiviata e conservata secondo i termini di legge.
Dall'anno scorso le cose sono però cambiate con l'entrata in vigore l'obbligo fattura elettronica e l'Esterometro. 

Conservazione elettronica cos'è?

Che cos'è la conservazione elettronica sostitutiva delle fatture elettroniche? La conservazione sostitutiva fatture elettroniche è un insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge che consentono di garantire nel tempo l'integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.

In base a tali procedure, la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea ma con notevoli vantaggi di tempo, spazio e di minore costo.

Ciò è dovuto al fatto che una fattura o un libro contabile a volte deve essere conservati per moltissimi anni per cui archiviando documento dopo documento, lo spazio fisico in cui contenere tali scritture cresce a dismisura.

Aumentando lo spazio cresce sia la possibilità di perdere qualcosa di importante e di avere una persona a tempo pieno che si occupi dell'archiviazione e della gestione contabile.

La conservazione sostitutiva e l'archiviazione digitale intervengono proprio in questo merito, perché lo spazio occupato dai documenti elettronici è solo nel computer e basta poco memoria per conservarli tutti, oltre alla possibilità di trasferire il tutto su USB o su un date base creato ad hoc, l'unica cosa che però si deve sempre considerare è che tutta la documentazione informatica debba essere subito consultata in caso di accertamento da parte delle Autorità competenti o dell'Agenzia delle Entrate.

Quindi se i documenti digitali relativi all'ufficio sono su supporto informatico il pc che li contiene deve stare ovviamente in ufficio. 

Conservazione sostitutiva delle fatture: a cosa serve?

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale, per cui la fattura cartacea diventa fattura elettronica che invece di avere firma e timbro, viene sottoscritta con la firma digitale e che invece di applicare la marca da bollo adesiva l'assolve mediante il bollo virtuale, oltre ad avere una marca temporale (timestamp), che certifica l'orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico esattamente come attesta la “data certa” del timbro postale. 

Tale conservazione serve quindi a rendere un documento non deteriorabile nel tempo e a garantire la sua integrità e autenticità dopo l'archiviazione sostitutiva, pertanto, oltre che essere usata per le nuove fatture può essere utilizzata per trasferire e processare in modo informatico anche tutte le fatture cartacee precedentemente emesse, in modo da limitare lo spazio, ridurre i tempi di archiviazione e ridurre i costi per la loro conservazione tradizionale.

Per maggiori informazioni leggi anche: imposta di bollo virtuale cos'è e come funziona.

Che cos'è l'archiviazione ottica documentale?

L'archiviazione ottica documentale è uno strumento che consente di registrare velocemente documenti, fatture e libri contabili di  professionisti, PA, aziende, contribuenti privati ecc in un piccolo spazio rispetto ai vecchi e tradizionali archivi di legno.

Tali archivi digitali consentono quindi di trasferire un documento cartaceo in uno su supporto digitale mantenendo inalterata la sua autenticità, integrità e valenza legale e giuridica, grazie all'apposizione della firma digitale. Pertanto quando si parla di archiviazione ottica documentale ci si riferisce all'archiviazione di un documento informatico come per esempio una fattura elettronica, la quale deve essere conservata secondo i termini di legge. Secondo l'Art. 42 del Codice dell’amministrazione digitale, l'archiviazione ottica sostitutiva consente di ridurre la quantità di archivi cartacei attraverso la conservazione in formato elettronico di qualsiasi tipo di documento e garantendone la validità legale nel tempo. 

Archiviazione fatture elettroniche PA: come funziona?

Il professionista, impresa o società che emette una fattura verso la Pubblica Amministrazione è obbligato dal 6 giugno 2014 per INPS, INAIL e Ministeri e poi dal 31 marzo 2015 anche per gli enti locali, non solo ad emettere la fattura elettronica secondo quanto stabilito dalle legge ma anche alla sua conservazione sostitutiva che implica anche l'archiviazione dei documenti digitali.

Cosa significa conservazione sostitutiva sulle Fattura elettronica PA? Significa che le fatture per poter essere trasmesse alla PA devono essere formate e poi elaborate attraverso il SDI, Sistema di Interscambio.

Fattura elettronica Agenzia delle Entrate:

Fattura elettronica Agenzia delle Entrate: Il professionista, azienda o società che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva fattura elettronica o di qualsiasi altro documento contabile digitale, deve innanzitutto procedere all'archiviazione dei file entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (Risoluzione n.9/E del 29/01/2018 dell''AdE), per cui entro 3 mesi successivi alla scadenza della presentazione del modello Redditi.

Per cui visto che la scadenza per l'invio telematico della dichiarazione è entro il 31 ottobre, l'archiviazione ottica deve avvenire entro il 31 gennaio dell'anno successivo.

Per comunicare all'Agenzia delle Entrate la volontà del contribuente di avvalersi della conservazione sostitutiva, è sufficiente la sua indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa all'anno in cui si è adottata la suddetta conservazione.

Come si conservano le fatture di società, professionisti e aziende?

La fattura elettronica emessa da un professionista, società o impresa nell'esercizio della propria attività lavorativa deve essere registrata e conservata in forma digitale attraverso un sistema che permetta di garantire l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza doverla stampare su carta.

Tutti questi requisiti, sono garantiti nella fattura digitale attraverso la marca temporale che identifica la data e l'orario di creazione del file elettronico e dalla firma digitale che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura. Se poi per la fattura cartacea il perfezionamento avviene con la consegna del documento per la fattura elettronica avviene con la trasmissione del documento.

Ossia, del suo invio attraverso processi informatici quali PEC e posta elettronica con apposizione della firma digitale, che rende il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

• Come si conservano le fatture digitali: L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che chi emette una fattura elettronica ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione, fermo restando eventuali obblighi di registrazione. Per cui la conservazione è sostitutiva quindi digitale se la fattura è elettronica mentre se è spedita cartacea può essere conservata nello stesso formato. In altre parole, si ha l'obbligo sia per chi riceve e per chi emette una fattura, di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

• Fatture elettroniche e registrazione IVA: le fatture digitali possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione. Tali fatture, devono poi essere ricomprese ovviamente in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l'operazione.

• Fatture elettroniche di acquisto possono essere inserite sul supporto informatico. In questo caso, però dal momento che la firma digitale non consente di modificare il documento non è possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute.

• Fatture digitale di vendita e acquisto: Sia le fatture di vendita che di acquisto registrate mediante memorizzazione informatica, devono rispettare requisiti ben precisi sanciti dall’articolo 25, del D.P.R. n. 633 del 1972. Tali requisiti sono: data, numero progressivo, denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura e in caso di persona diversa da titolare di partita IVA va indicato il nome e cognome, l’ammontare dell'imponibile e dell'imposta.

• Fatture elettroniche e copia conforme: riguarda la possibilità per gli operatori commerciali di trasferire sul supporto informatico le fatture cartacei. Le regole con cui deve essere eseguita questa operazione, sono regolamentate dall’articolo 4 del Dm che spiega che tale riproduzione per essere considerata regolare e quindi avere valenza legale ed ufficiale, occorre, l'apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Per cui i passi da compiere sono:

  • Emettere la fattura originale con il software.

  • Mettere la firma digitale.

  • Indicizzare la fattura associandola con un numero progressivo, Partita IVA del cliente o del fornitore, servizio o prodotto, in modo che sia subito rintracciabile all'interno dello spazio archiviazione.

  • Inserire il documento nell'apposito lotto di conservazione. Un lotto è un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale per esempio tutte le fatture emesse a gennaio, febbraio o marzo. Se una fattura è emessa a giugno non può essere inserita nel lotto di gennaio e viceversa.

  • concludere la procedura di conservazione sostitutiva con la chiusura del lotto con la marca temporale e la firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva, ai sensi della delibera CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate che individua come responsabile e garante del processo di conservazione il contribuente che emette la fattura.

A questo punto la copia cartacea può essere eliminata. Riguardo il sigillo di “copia conforme” all’originale, ai fini fiscali, invece va sempre posto da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato.

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