Marca temporale fattura elettronica 2020: cos'è e come funziona

La marca temporale da apporre sulle fatture elettroniche o sui documenti informatici in generale, è una procedura che serve a confermare e certificare che in quella data e in quell'ora certa, è stato creato un documento informatico opponibile a terzi.

Ma qual è il significato di marcatura temporale?

Quando va apposta la marca temporale sui documenti elettronici e cos'è?

E' sempre obbligatoria apporla sui documenti e fatture elettroniche e come si fa ad averla con Aruba, Infocert, Cened per l'APE o da altro Certificatore accreditato?

Marca temporale: cos'è?

Che cos'è la marca temporale? La marcatura temporale è in realtà una semplice sequenza di caratteri che serve a garantire la validità nel tempo di un documento firmato digitalmete.

La creazione di marche temporali, è un servizio offerto dai cd. Certificatori Accreditati, cioè da coloro che forniscono servizi di certificazione quali la firma digitale, di autenticazione per le PA e le marche temporali ai sensi della Direttiva europea 1999/93/CE, dal DPCM 22 febbraio 2013 e dal CAD.

Per conoscere tutti i certificatori autorizzati al rilascio dei suddetti servizi, l'Agenzia per l'Italia Digitale mette a disposizione degli utenti l’elenco di certificatori accreditati a cui cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni possono richiedere la firma digitale e per le marche.

Marcatura temporale a cosa serve?

A cosa serve la marca temporale: La marcatura temporale, serve a creare un'impronta digitale hash. 

L'hash è sostanzialmente un algoritmo che consente di attribuire al nostro documento informatico, un riferimento temporale univoco e opponibile a terzi, grazie al quale dimostrare che quel contenuto è stato generato in quel preciso orario e in una data certa.

Per associare un hash ad un documento, gli utenti, i cittadini e la PA, devono ricorrere a sistemi di marcatura temporale offerti dai certificatori autorizzati. Tale procedura, è sottoscritta dall'utente tramite firma digitale, oppure, acquistando singolarmente il servizio di marcatura. 

In base alle ultime novità introdotte in materia della marcatura temporale, i certificatori per generare la firma digitale e la marca temporale, devono utilizzare obbligatoriamente l’algoritmo di hash SHA-256. Gli utenti, pertanto, sono tenuti ad aggiornare il proprio strumento, come sancito dall'articolo 63 comma 3 del DPCM 22 febbraio 2013, che ha provveduto ad informare gli utenti che le marche temporali contenenti hash con l’algoritmo SHA-1 sono valide solo se la sottoscrizione delle stesse avviene con il nuovo algoritmo SHA-256 che diventa obbligatorio dal 9 febbraio 2015, data in cui entreranno le nuove regole tecnologiche. Per cui agli utilizzatori di firma digitale e marcatura temporale, si consiglia di aggiornare le applicazioni prima del suddetto termine.

A cosa serve la marcatura temporale?

La maracatura temporale sulla fattura elettronica serve a dimostrare che quel documento firmato digitalmente è stato creato in una data certa, per cui serve ad attestare che il contenuto generato in quel momento ha una determinata forma.

Ciò potrebbe tornare molto utile nel caso in cui il certificato qualificato associato alla firma digitale dovesse scadere o essere revocato per qualche motivo, con la marcatura si potrebbe sempre dimostrare che il documento è stato firmato digitalmente, durante il periodo di validità dello stesso.

Marca temporale su fatture elettroniche e documenti:

Le ultime novità introdotte in materia di fattura elettronica, hanno sancito l'obbligo della fatturazione elettronica da e verso la PA mentre è rimasta facoltativa per le società, imprese e professionisti.

In questo periodo di transizione tra una fattura cartacea e una elettronica, non sono poche le persone che hanno trovato parecchie difficoltà nel capire come funziona il meccanismo di firma digitale, della marca temporale e di dematerializzazione del documento contabile ai sensi di legge e quindi cosa bisogna fare concretamente per renderli validi a livello legale.

Innanzitutto, diciamo che la scelta di utilizzare la fattura elettronica è facoltativa, fatta eccezione per la cessione e acquisiti di servizi, beni e forniture da e verso la Pubblica Amministrazione.

L'operatore quindi, che vuole optare per questo nuovo sistema di fatturazione deve emettere le fatture in formato elettronico ad esempio in pdf, e apporre la firma digitale e la marca temporale.

Con la prima si attribuisce al documento generato l'integrità e l'immodificabilità al contenuto mentre la marcatura lo associa ad un codice hash unico che serve a dimostrare che è stato creato in una data e orario certi. 

Generata la fattura elettronica, questa va trasmessa dal mittente al destinatario, prima con il cartaceo la fattura veniva spedita tramite posta o fax, ora invece si invia online per email. Perché sia valida ai fini legali, occorre che tra chi emette la fattura e chi la riceve, vi sia il consenso alla fatturazione elettronica perché il destinatario dovrà utilizzare lo stesso formato e gli stessi strumenti per scaricarla. Infatti, se si riceve una fattura in formato analogico trasmessa a mezzo posta o in allegato alla e-mail per la quale non è stato reso il consenso alla trasmissione elettronica, anche se risulta apposta la firma digitale e il riferimento temporale, per procedere alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche se ne deve acquisire l’immagine, previa stampa, tramite sistemi di scansione, indicizzando il documento e apponendovi firma digitale e marca temporale.

Come fare per apporre una marca temporale sulla fattura elettronica?

I passi da compiere per arrivare ad apporre la marca temporale sulla fattura elettronica sono:

• Procedere a generare la fattura originale con il proprio software.

• Apporre la firma digitale per certificare autenticità, integrità e leggibilità del documento emesso.

• Assegnare alla fattura un codice identificativo per poterla rintracciata nell'archivio digitale, questo tipo di procedura che si chiama indicizzazione si fa associando a una specifica fattura elettronica un numero progressivo, la partita IVA del cliente/fornitore, servizio o prodotto. 

• Il documento creato, firmato e indicizzato a questo punto va inserito nel lotto di conservazione, ovvero, è una cartella in cui vengono inserite tutte le fatture emesse per esempio nella stessa giornata o nello stesso mese, l'unica accortezza da fare è non archiviare nel computer o in altro spazio, documenti e fatture non emessi nello stesso spazio temporale.

• Una volta inserita la fattura nel lotto, la procedura di conservazione sostitutiva termina con la chiusura del lotto con la marca temporale e la firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva, ovvero, del contribuente che emette la fattura.

Marca temporale Aruba, Infocert, Cened per APE: costi e configurazione

Esiste una marca temporale gratuita online? Su internet esistono molti siti di società che consentono la marcatura temporale online gratuita ma solo per effettuare test sui loro servizi. Si ricorda pertanto che perché un documento o una fattura elettronica sia valicata da una marca temporale, occorre, che il codice hash sia generate da un certificatore autorizzato dallo Stato.

Di seguito una lista dei certificatori di marche temporali più richiesti dagli utenti con relativi costi e descrizioni:

• Marca temporale Aruba: il servizio di marcatura temporale offerto da Aruba consente di acquistare il prodotto, senza dover sottoscrivere quello di firma digitale. Il costo per singola marca è, esclusa IVA di 0,25, il prezzo di 50 marche è di 12,50 euro, 100 di 22,00 euro, 250 a 50 euro e 500 di 90 euro. Pertanto, per utilizzare la Marcatura Temporale di Aruba, è necessario acquistare un pacchetto di marche e di un apposito account fornito dal certificatore al momento dell’attivazione del servizio. Se invece si dispone già di una firma digitale di Aruba, l'account va configurato nell'applicazione di marcatura temporale Aruba Key mentre se si utilizzano programmi o kit di altri certificatori, per la configurazione occorre verificare il software utilizzato. Si ricorda che il servizio, permette non solo di effettuare la marcatura temporale hash su fatture elettroniche ma qualsiasi file digitale anche se il miglior formato utilizzato rimane il PDF, perché garanzia della validazione Temporale.

• Marcatura temporale Infocert: per ottenere la marca temporale certificata da InfoCert, bisogna procedere all'acquisto delle marche ecco i prezzi applicati da questo certificatore: 150 Marche Temporali a 45€, 500 Marche Temporali: 140€, 1.000 Marche Temporali: 260€ oppure acquistare 3.000 Marche Temporali ad un costo di 750€. Si ricorda che per poter utilizzare questo servizio, e poter procedere alla marcatura dei documenti informatici è necessario installare il software DiKe, DiKePRO o DikePRO PDF oppure utilizzare la Business Key.

• APE e marcatura temporale CENED: questo servizio consente di firmare digitalmente e marcare temporalmente un APE, Attestato di Prestazione Energetica in formato PDF. La procedura di generazione della marca temporale in codice hash è da parte del certificatore, in questo modo è possibile accertare il momento preciso in cui l'APE è stato deposito nel Catasto Energetico Edifici Regionale, in modo da garantirne la validità per 10 anni, termine fissato dalle legge.